Bagi seorang pemilik organisasi, pastinya arsip menjadi bagian yang sangat penting dalam perekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi. Arsip menjadi suatu alat yang mencatat semua kegiatan dan peristiwa secara teratur dan terencana, maka bukan sesuatu hal yang baru ketika sebuah organisasi pasti selalu simpan arsip mereka dengan rapi dan terorganisir. Arsip ini bisa berupa naskah, dokumen, atau informasi terekam yang dalam realitanya bisa berupa tulisan, gambar, maupun suara. Kenapa harus menyimpan arsip? Karena arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi perjalanan dari suatu organisasi. Maka dari itu, arsip sendiri penting untuk dijaga dan setiap organisasi harus memiliki sebuah sistem yang baik untuk menangani arsip.
Pengertian Arsip
Dikutip dari idtesis.com, arsip dalan bahasa Belanda disebut “Archief”, sedangkan dalam bahasa Inggris disebut dengan “Archieve”, dan dalam bahasa Yunani “arche” yang berarti “permulaan”. Lalu kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”. Adapun beberapa pengertian arsip menurut para ahli diantaranya adalah :
- Menurut Wursanti bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk pekerjaan kantor lain adalah formulir, surat, dan laporan.
- Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
- Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan yang sudah berlaku dan apabila sewaktu-waktu data tersebut diperlukan menjadi lebih mudah ditemukan.
Pemeliharaan Arsip
Seperti yang sudah diketahui, arsip merupakan suatu hal yang penting bagi organisasi, maka dari itu setiap organisasi wajib memelihara arsipnya. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Cara untuk pemeliharaan arsip dapat dilakukan sebagai berikut :
- Adapun syarat dari ruangan untuk penyimpanan arsip adalah
- Dijaga agar tetap kering. Temperatur idealnya biasanya adalah antara 60-75 derajat F, dengan kelembaban antara 50-60%
- Terang namun tidak terkena matahari langsung.
- Memiliki ventilasi yang merata diseluruh ruangan.
- Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya yang dapat mengancam keutuhan arsip.
- Tempat untuk menyimpan arsip sebaiknya diatur yaitu buat jarak agar udara diantara berkas yang disimpan agar tingkat kelembaban udara bisa terpenuhi.
- Letakkan kapur barus untuk mencegah rusaknya arsip. Selain kapur barus, bisa juga dengan mengadakan penyemprotan rutin secara berkala dengan bahan kimia.
- Buatlah beberapa larangan jika ingin masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip seperti dilarang membawa makanan dan minuman hingga larangan untuk merokok di dalam ruangan yang bisa menimbulkan percikan api.
- Selalu jaga kebersihan dari arsip dan ruangan penyimpanannya sendiri karena untuk menjamin pemeliharaan tetap terjaga.
Semoga dengan adanya artikel ini, setiap organisasi mulai memikirkan untuk selalu menjaga arsipnya tetap terpelihara dan terjaga.